PRINCIPALES MÓDULOS DE IDEAS GRC

Una adecuada gestión integral de los riesgos identificados a los que está sometida la entidad, le posibilitará el establecimiento de mecanismos preventivos para anticiparse a la materialización de los mismos y, a la postre, le permitirá concluir en una reducción de su nivel de riesgo, ya sea mediante un decremento de la probabilidad de ocurrencia de estos, como del impacto derivado de su posible acaecimiento.

IDEAS GRC permite, por un lado, establecer un amplio abanico de elementos preventivos mediante la gestión de controles a través de una activación supeditada a al valor de elementos fluctuantes, a cuya oscilación se le ha establecido unos límites de tolerancia máximos y mínimos; los indicadores de riesgo.

Asimismo, IDEAS GRC incorpora un completo módulo de análisis pormenorizado de los niveles de riesgo bruto y residual por compañía, departamento, proceso, subproceso o tipología de riesgo, así como de los niveles de mitigación, tanto a efectos globales de riesgo, como de cada una de las variables que lo componen, en cada una de las categorías anteriormente citadas.

El objetivo de la utilización de este módulo soportado por IDEAS GRC es controlar todos aquellos riesgos directamente ligados a los valores de determinadas cuentas contables.

Este modulo permite la automatización del proceso de activación o desactivación de riesgos, controles etc. en función del grado de criticidad asignado; de las materialidades significativas o no significativas resultantes del análisis automático que IDEAS GRC realiza tras la actualización de los saldos constables; o en función de los atributos de materialidad asignados (existencia y ocurrencia; integridad; valoración; presentación, desglose y comparabilidad; y derechos y obligaciones).

De forma adicional, IDEAS GRC incluye un módulo repositorio documental. Éste posibilitará a cualquiera de los administradores del sistema, el archivo manual de cualquier documento que se desee, o automático de cualquier informe generado.

Además la propia entidad podrá seleccionar el público objetivo de cada uno de los documentos adjuntados manual o automáticamente, a nivel usuario del sistema, departamento, proceso etc.

IDEAS GRC pone a disposición de las entidades un módulo específico para realizar labores de auditoría, y una revisión completa del entorno, tanto a nivel de cada una de las estructuras o elementos cargados, como a nivel de ejecución de tareas, cometidos de los responsables, evidencias facilitadas etc.

El módulo destaca por su enorme facilidad de uso y practicidad, facilitando a los auditores su labor, y sirviendo como base para la elaboración de sus informes de auditoría.

Otra de las utilidades incorporadas en la plataforma IDEAS GRC, es la de una funcionalidad de correo interno entre usuarios del sistema. Además, los correos enviados podrán tener un vínculo con el email corporativo del usuario que los reciba.

La utilidad incorpora por defecto un registro de todas conversaciones o mensajes enviados a través de IDEAS GRC, en los cuales existe además la posibilidad de adjuntar documentos.

IDEAS GRC cuenta entre sus múltiples utilidades con un módulo específico implementado con el objetivo de facilitar a las entidades un soporte para llevar a cabo las distintas funciones clave que ésta ostente, ya sea por decisión interna, o aquellas resultantes de la aplicación de alguna normativa específica, sectorial o genérica.

Así, funciones como la de verificación del cumplimiento normativo tienen un soporte de ejecución, ya que mediante IDEAS GRC, las entidades tienen la potestad de nombrar responsables o administradores con funciones limitadas y específicas, circunscritas a una tipología de riesgos, proceso, subproceso etc.

El Canal de Denuncias es un mecanismo de cauce interno que permite que los empleados puedan denunciar en el seno de la empresa.

La disposición de un Canal de Denuncias aporta numerosas ventajas para la Entidad, siendo la primera de ellas el conocer de primera mano cualquier incumplimiento o cualquier situación que pueda degenerar en ello, y que ocasione perjuicios tales como multas, sanciones, pérdidas financieras o reputacionales para la Entidad. De igual forma, permite el conocer la cultura ética de la Entidad y la verdadera involucración activa de los trabajadores en la consecución de los fines establecidos.

Aunque en España la recomendación de implantar mecanismos que imponen la obligación de informar de posibles incumplimientos en las entidades tiene un origen anterior a las últimas reformas del Código Penal (por ejemplo, el artículo 50 del Código de Buen Gobierno de las Sociedades Cotizadas, emitido por la CNMV en 2006), es en estas reformas, donde se suscita la necesidad de establecer este tipo de mecanismo que permita a los empleados de una Entidad la comunicación de forma confidencial de cualquier irregularidad de potencial transcendencia que pueda afectar o causar grave perjuicio.

A través de IDEAS GRC es posible la implantación de un Canal de Denuncias en el marco del control interno, permitiendo ser gestionado de forma interna o externa, facilitando a los trabajadores un acceso posible y sencillo para ejercer la denuncia, y posibilitando, en caso de requerirlo así la Entidad, un carácter anónimo en éstas. Adicionalmente y como ventaja añadida frente a los canales tradicionales, IDEAS GRC ofrece la posibilidad de responder a la persona que realiza la denuncia manteniendo el anonimato de la misma para ahondar, pedir matices o más información sobre la denuncia.